Forniamo un applicativo opensource per la gestione documentale che garantisce l’abbattimento dei costi e la massima tracciabilità dei documenti.

Dal 2004 il Governo italiano ha tentato di promuovere la digitalizzazione e la dematerializzazione dei documenti con una successione di provvedimenti legislativi. Studi recenti indicano tuttavia statistiche allarmanti rispetto al consumo di carta all’interno degli uffici. È stimato che vengono consumate circa 1,2 milioni di tonnellate di carta l’anno.

Inoltre, le aziende tendono ad abusare dei documenti cartacei: il 19% dei documenti stampati ogni giorno non viene poi utilizzato e 1 documento cartaceo prodotto su 20 prodotti viene perso. Infine, il 3% dei documenti viene catalogato erroneamente.

Queste statistiche possono essere riassunte nel seguente dato: la gestione documentale può costare in media il 6% del fatturato. Tutto ciò non contando il costo in termini di tempo che le risorse impiegano nella archiviazione e catalogazione dei documenti.

L’applicativo Eulab.doc da noi progettato e sviluppato va nella direzione del progetto “paper less”. Si tratta di una piattaforma di Document Management opensource innovativa e di semplice utilizzo che risolve ogni problematica legata all’archiviazione e alla reperibilità dei documenti digitali. E senza costi aggiuntivi di licenze.

Un elemento fondamentale per un’azienda è l’automatizzazione dei processi. Eulab.doc consente di gestire efficacemente e catalogare qualsiasi tipo di contenuto. Eulab.doc sostituisce l’archiviazione su cartelle condivise dell’azienda, facendo in modo che ogni revisione di documento archiviato possa essere “congelata” e non modificabile da parte degli utenti che non ne hanno i privilegi. Specialmente i documenti su cui viene apposta firma digitale. Ogni utente può accedere alla piattaforma estraendo i documenti e, allo stesso tempo registrare nuove revisioni del documento al quale viene assegnato un progressivo, mantenendo integro lo storico. Di seguito le funzionalità fondamentali dell’applicativo:

• creazione di modelli e template all’interno del documentale utilizzando i più comuni strumenti di editor di testi;
• articolazione dei documenti in precise alberature e possibilità di creare associazioni tra i documenti tali per cui gli utenti possono definirne le regole;
• creazione di viste ed annotazioni dei documenti archiviati;
• ricerca avanzata guidata all’interno dell’applicativo che può essere rapidamente effettuata su ogni campo di profilo del documento, per annotazione, per allegati, per documenti posti in conservazione sostitutiva e all’interno dei singoli documenti;
• possibilità di invio automatizzato dei documenti attraverso differenti canali come fax, e-mail, postalizzazione. I documenti inviati vengono tracciati costantemente dal sistema.

Personalizziamo Eulab.doc per renderlo cucito su misura rispetto alle esigenze del Cliente, sia per quanto riguarda i componenti, sia per quanto concerne il layout grafico. Il Cliente può richiedere componenti aggiuntivi che i nostri sviluppatori sono in grado di implementare in tempi rapidi e con prezzi competitivi.